绵阳市就业局关于破产企业职工人事档案的管理与提取办法

一、破产企业职工人事档案的管理

1、档案管理人员。档案管理实行专人、专管,工作人员应具备档案管理基本知识、消防知识和良好的职业道德及较强的工作责任心。

2、档案保管室。档案保管室应宽敞、明亮和专用,具备防火、防潮、防塌、防窃条件;档案柜和档案室门窗、门锁应完好无损。

3、档案保密。凡已入柜的职工人事档案,任何单位和个人不得擅自查阅、借用或提取(复印)档案资料,不得泄露档案内容。因特殊情况需要,应提交有关证明材料或征得档案持有者本人同意,在2名工作人员监督下进行并做好登记。

4、档案管理。工作人员应增强工作责任心和安全意识,保管好委托者提供的有关证件、资料;因特殊情况需增加档案内容的,应做好登记建档;凡属更改姓名、年龄、参加工作时间以及从事特殊工种作业的,应提交公安、劳动保障部门制作的正式文件材料;要注意档案室通风、透气,保持清洁,做好防虫、防腐、防潮、防窃和防火工作,无关人员未经允许不得进入档案保管室,不得在档案保管室娱乐。

5、档案续管。托管期限届满前30天,应通知委托单位或委托者本人及时前来办理续管档案手续。逾期未办理续管手续者,档案管理机构不承担相关责任和义务,并在其提取档案时按高于原定价格20%追收全部管理费用。

6、托管期限。托管档案期限以年为单位,一般以13年为一个时段;接近正常退休年龄人员可一次性协商确定托管期限。

二、职工人事档案的提取与转递

1、委托者在档案托管有效期内,因办理退休手续或其它原因需要提取档案的,可持本人身份证及有关证明材料提取档案;凡受档案持有者委托前来提取档案的,应持本人身份证及委托书等证件提取,并按规定在提取档案登记册上签字。因就业、就读等原因需提取档案的,档案管理机构凭用人单位或学院(校)有关函件直接办理,工作人员应及时通过计算机予以登录。提取档案者不得擅自拆封,不得伪造、涂改档案内容或增减有关资料。

2、档案持有者因异地就业、就读需转递档案的,档案管理机构应凭档案接收单位有关函件办理并确保档案安全。

3、档案持有者经职业介绍机构提供服务或自行联系用人单位实现再就业的,档案管理机构凭用人单位有关证明材料直接办理档案转移手续,并通知社会保险经办机构。

4、对转出的档案必须按统一规定填写《职工人事档案转递通知单》,接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执退回档案管理机构。逾期30日未收到回执,工作人员应及时催收,防止丢失。

5、对转出的档案应严格检查是否密封完好并作好登记,并在有关手续完善后及时在计算机系统中予以登录。

6、办理档案转递发生的有关费用由档案接收单位或档案持有者个人负担。